Documentation des Cas d’Utilisation (DCU)

5. Gestion des contrats

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Scénario 1: Connexion Google Drive et Vesper

Given: L’expert est connecté à Vesper et souhaite lier son compte Google Drive.

When:

  • L’expert parcourt la liste des applications disponible dans la section des connexions externes.
  • L’expert clique sur l’icône de Google Drive pour initier le processus d’intégration

Then:

  • L’expert est redirigé vers une page d’authentification Google (OAuth) pour autoriser l’accès de Vesper à son compte Google Drive.
  • Une fois l’autorisation obtenue, Vesper tente de créer un dossier appelé « Vesper » dans le Google Drive de l’expert.
    • Si un dossier nommé « Vesper » existe déjà, Vesper ajoute un suffixe numérique (par exemple, « Vesper_1 », « Vesper_2 », etc.) jusqu’à trouver un nom de dossier unique qui n’existe pas encore.
  • Le dossier est créé avec succès dans Google Drive sous un nom unique.
  • Vesper enregistre le nom du dossier dans sa base de données pour l’utiliser dans les futures opérations.
  • La connexion Google Drive est maintenant active dans Vesper et apparaît dans la liste des connexions actives.

Scénario 2 : Création d’un modèle de contrat dans Google Drive via Vesper

Given:

  • L’expert est connecté à l’application Vesper.
  • L’expert a déjà configuré Google Drive dans Vesper avec les autorisations nécessaires.

When:

  • L’expert accède au menu Paramètres dans Vesper.
  • L’expert sélectionne le sous-menu « Modèle de contrat ».
  • L’expert appuie sur le bouton « Créer un contrat » dans la page des modèles de contrat.
  • Un formulaire de création de modèle de contrat est présenté à l’expert, contenant les champs suivants : Intitulé (obligatoire), Lien (Lecture libre) Description (facultatif).
  • L’expert remplit les champs du formulaire et appuie sur le bouton « Valider ».

Then:

  • Vesper crée automatiquement un fichier correspondant au modèle de contrat dans le Google Drive lié à son cabinet.
  • Google drive retourne le lien du document du modèle de contrat nouvellement créé et VesperAPI l’enregistre dans le champ lien.
  • Ce modèle de contrat est désormais disponible pour être utilisé lors de la création de nouveaux contrats.

Scénario 3 : Création d’un contrat dans Vesper

Given:

  • L’expert est connecté à l’application Vesper.
  • L’expert a déjà configuré Google Drive dans Vesper avec les autorisations nécessaires.
  • L’expert accède à un dossier dans Vesper pour créer un contrat à partir du dossier.

When:

  • L’expert clique sur le bouton « Créer un nouveau contrat » dans l’interface de gestion des contrats du dossier.

Then:

  • L’expert remplit le formulaire de création de contrat avec les informations suivantes : Intitulé (obligatoire), Dossier (obligatoire), Modèle de contrat (Liste, obligatoire), Lien (lecture libre) Date de début (obligatoire), Date de fin (facultatif), Tacite reconduction (Boolean facultatif), Montant (obligatoire), Description (facultatif), numéro du contrat (Vesper-2024-09-001), Signataire entreprise (obligatoire),Signataire dossier (facultatif).
  • L’expert clique sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer le contrat.
  • Vesper génère un document de contrat basé sur les informations fournies par l’utilisateur.
  • VesperAPI enregistre le PDF résultant directement dans Vesper et le lie au contrat créé au niveau du champ lien.
  • L’expert reçoit une notification de confirmation indiquant que le contrat a été créé avec succès.
  • L’expert peut accéder au contrat à tout moment au niveau de l’interface de Vesper.

Scénario 4 : Génération et Mapping du Contrat

Given:

  • L’expert accède à un dossier dans l’application Vesper afin de générer un contrat à partir d’un modèle de contrat.

When:

  • L’expert sélectionne le modèle de contrat et lance la génération du contrat.

Then:

  • VesperAPI analyse le modèle de contrat pour extraire la liste des variables présentes dans le document.
  • Chaque variable du contrat est ensuite mappée avec les données correspondantes disponibles dans le dossier.
  • VesperAPI remplace les variables du modèle de contrat par les informations spécifiques au contrat en cours :
    • Les variables liés au dossier : [customer_name] -> Nom du client, [customer_head_office_address] -> Adresse siège social, [customer_share_capital] -> Capital social, [customer_legal_form_list] -> Forme juridique, [customer_trade_name] -> Nom commercial, [customer_vat_number] -> Numéro de TVA, [customer_postal_code] -> Code postal, [customer_city] -> Ville, [customer_creation_date] -> Date de création, [customer_activity_code] -> Code d’activité , [customer_business_sector_list] -> Secteur d’activité, [customer_bin_number]→ Numéro d’identification de la société, [customer_logo] → Logo du dossier
    • Les variables liés au signataire du contrat coté dossier : [customer_signer_name] -> Nom du signataire, [customer_signer_contact_phone] → Numéro de téléphone du signataire, [customer_signer_email] → Adresse e-mail du signataire, [customer_signer_country] → Pays du signataire.
    • Les variables liés au signataire du contrat coté cabinet : [company_signer_name] -> Nom du signataire, [company_signer_phone] → Numéro de téléphone du signataire, [company_signer_email] → Adresse e-mail du signataire, [company_signer_country] → Pays du signataire.
    • Les variables lié au contrat : [startDate] → Date de début , [EndDate] →Date de fin , [auto_renewal] →Tacite reconduction ,[contract_amount] →Montant , [contract_description]→ Description (facultatif), [contract_number] (Vesper-2024-09-001)→Numéro du contrat (Vesper-2024-09-001),[company_Signer] →Signataire entreprise ,[Folder_Signer] →Signataire dossier .
    • Les variables liés au cabinet : [company_name] → Nom de la société, [company_phone_number] → Numéro de téléphone de la société, [company_email_adress] → Adresse e-mail de la société, [company_signature] → Signature de la société, [company_bin_number]→ Numéro d’identification de la société, [company_logo]→ Logo du cabinet
  • VesperAPI génère un fichier PDF final du contrat en remplaçant les variables avec les valeurs réelles.
  • Le PDF généré est automatiquement enregistré dans le contrat.
  • L’expert reçoit une confirmation de la génération réussie du contrat, avec un lien pour visualiser ou télécharger le document.

Scénario 5 : Edition informations cabinet

Given:
L’expert est connecté à Vesper et souhaite modifier les informations du cabinet dans la section « Paramètres → Entreprise ».

When:

  • L’expert accède à la section « Paramètres » depuis le menu principal de Vesper.
  • L’expert sélectionne l’onglet « Entreprise ».
  • L’expert clique sur l’option pour éditer les informations du cabinet.

Then:

L’expert met à jour les champs suivants : BIN, Nom commercial, Adresse du siège social, Code postal, Ville, Logo.

  • L’expert clique sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer les modifications.
  • Vesper vérifie la validité des informations et met à jour les détails du cabinet dans la base de données.
  • Une confirmation visuelle s’affiche, indiquant que les informations ont été modifiées avec succès.
  • L’expert reçoit une notification confirmant la mise à jour des informations du cabinet.

Scénario 6 : Paramètres contrat

Given:
L’expert est connecté à Vesper et souhaite configurer les paramètres généraux des contrats dans la section « Paramètres → Contrat ».

When:

  • L’expert accède à la section « Paramètres » depuis le menu principal de Vesper.
  • L’expert sélectionne l’onglet « Contrat ».
  • L’expert configure les paramètres suivants : Modèles de contrat par défaut, Personnalisation du format des numéros de contrat (incluant préfixe, suffixe, numérotation automatique, et possibilité d’ajouter les variables année, mois, jour), Image de signature pour l’entreprise.

Then:

  • L’expert clique sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer les modifications.
  • Vesper met à jour les paramètres de contrat, incluant le format des numéros de contrat avec les variables année, mois, jour et l’image de signature.
  • Une confirmation visuelle s’affiche, indiquant que les paramètres ont été enregistrés avec succès.
  • L’expert reçoit une notification confirmant la mise à jour des paramètres de contrat.
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